Information sur la protection des données

La protection de vos données est importante pour nous. Dans les pages qui suivent, nous vous informons de manière exhaustive sur la manière dont nous traitons et protégeons vos données personnelles.

I. Informations essentielles sur la protection des données au sein du groupe d'entreprises MEWA (clients)

Vous trouverez ci-dessous les informations essentielles sur le traitement de vos données personnelles par les entreprises du groupe MEWA (MEWA) ayant des sites en Allemagne et dans d'autres pays européens. L'objet social de MEWA est le développement, la fourniture et l'entretien de systèmes textiles réutilisables. MEWA fournit également des prestations dans le secteur des services textiles pour les entreprises de l'industrie, du commerce, de l'artisanat et de la restauration. Nous, la société MEWA, partenaire contractuel de votre entreprise (ci-après dénommée nous, notre ou nos), vous donnerons à travers les présentes informations sur la protection des données tout d'abord un aperçu de nos procédures concernant la collecte, la conservation, l'utilisation, la divulgation ou la suppression (ci-après collectivement dénommées traitement ou traiter) d'informations de toute nature vous concernant (par ex. nom ou coordonnées ; ci-après collectivement dénommées données personnelles) dans le cadre de notre relation client. Vous recevrez ensuite de plus amples informations sur la protection des données au chapitre II ci-dessous.  

1. Informations sur l’entreprisea personne responsable et les coordonnées du délégué à la protection des données

En tant que partenaire contractuel de votre entreprise, nous sommes responsables du traitement de vos données personnelles. Vous trouverez ces informations sur nos différents documents contractuels, ainsi que dans sur notre correspondance commerciale (lettres, e-mails, etc.). Vous pouvez joindre notre délégué à de la protection des données par courrier à l'adresse suivante : MEWA Servibel S.A., délégué à la protection des données, Parc Industriel Bray-Péronnes, Avenue Léopold III 33, 7134 Péronnes- Lez-Binche et par e-mail à protectiondedonnees @mewa.be.

2. Type et origine des données personnelles que nous traitons

Nos clients sont des entreprises. Les données personnelles que nous traitons à votre sujet comprennent donc votre adresse professionnelle et vos coordonnées, qui sont nécessaires pour gérer notre relation client. Les données personnelles que nous traitons sont généralement collectées directement auprès de vous. Dans certains cas, cependant, ces informations sont également mises à notre disposition par des tiers, par ex. votre employeur, ou collectées auprès de sources accessibles au public. Pour des informations plus détaillées, consultez le chapitre II.1.

3. Finalités du traitement et bases juridiques

Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes : Traitement et exécution des contrats conclus avec nos entreprises clientes ; mise en œuvre de mesures visant à améliorer nos produits/services et à renforcer nos relations avec la clientèle ; réalisation d'enquêtes, par ex. pour des études de marché ou de satisfaction de la clientèle (feedback des clients) ; publicité directe/auprès des clients existants, sauf si vous vous êtes opposé(e) au traitement de vos données personnelles à cette fin.

Nous utilisons généralement les bases juridiques suivantes : Le traitement est nécessaire pour (i) la protection d'un intérêt légitime (art. 6 al. 1 point f du Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679, (RGPD) ; « préservation d'intérêts légitimes »), (ii) l'exécution d'une obligation légale (art. 6 al. 1 point c du RGPD ; « respect d'une obligation légale ») ou (iii) dans des cas particuliers sur la base du consentement (art. 6 al. 1 point a du RGPD ; « consentement »). Pour des informations plus détaillées, veuillez vous référer au chapitre II.2 et au chapitre II.3.

4. Destinataire de vos données et bases juridiques

Nous transmettons vos données personnelles à d'autres entreprises de MEWA et à des tiers ainsi qu'à nos prestataires de services. Conformément aux lois applicables, nous les communiquons également aux autorités gouvernementales, aux tribunaux, aux consultants externes et à des tiers similaires. Certains des destinataires mentionnés sont situés dans des pays hors de l'Union européenne (UE). Pour des informations plus détaillées, veuillez vous référer au chapitre II.4 et au chapitre II.5.

5. Délais de mémorisation et de conservation

Vos données personnelles seront supprimées dès qu'elles ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été initialement collectées, ou dès qu'elles ne seront plus nécessaires à des fins justifiées en aval. Elles seront également supprimées si cela s'avère nécessaire conformément aux dispositions légales applicables. Pour des informations plus détaillées, consultez le chapitre II.6.

6. Vos droits légaux

En vertu du droit applicable, vous disposez de certains droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles. Celles-ci s'appliquent conformément aux dispositions légales en vigueur. Par exemple, vous avez le droit d'obtenir des informations sur vos données personnelles et de les faire rectifier, supprimer ou transmettre. Pour des informations plus détaillées, veuillez vous référer au chapitre II.7.

7. Service clientèle et contact

Notre service clientèle est toujours disponible pour répondre à vos questions. Souhaitez-vous exercer vos droits en tant que personne concernée ou avez-vous d'autres questions concernant ces informations ? Si tel est le cas, veuillez contacter la société MEWA qui est le partenaire contractuel de votre entreprise. Vous trouverez ses coordonnées sur les différents documents contractuels ainsi que sur notre correspondance commerciale (lettres, e-mails, etc.).

II. Informations complémentaires sur la protection des données pour les clients de MEWA

1. Type et origine des données personnelles que nous traitons

Nous traitons des données personnelles dans le cadre de relations commerciales avec des personnes morales. Les données personnelles à que nous traitons comprennent :

  • Votre adresse professionnelle et vos coordonnées comme votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre fonction et votre service en tant qu'interlocuteur chez nos clients, votre employeur etc.;
  • Les données nécessaires à une facturation conforme comme les coordonnées bancaires, le numéro fiscal, etc. (dans la mesure où il s'agit des données relatives à une personne morale).

Les données personnelles que nous traitons sont généralement reçues dans le cadre de notre relation avec les clients. Dans certains cas, nous recevons également des données personnelles d'autres sociétés de MEWA, par ex. lorsque plusieurs entreprises MEWA accompagnent un client. En outre, nous traitons également les données personnelles que nous avons reçues par d'autres moyens conformément aux lois applicables en matière de protection des données, par ex.

  • à partir de sources accessibles au public comme les registres du commerce et des entreprises, les salons professionnels, les expositions, les sources Internet, les journaux, les annuaires de petites annonces etc.;
  • par des tiers non affiliés à MEWA, par ex. des associations commerciales/entreprises, des agences de crédit, des compagnies d'assurance etc.

2. Finalités du traitement et bases juridiques

Nous traitons les données personnelles vous concernant décrites au point II.1 en nous fondant sur les bases juridiques mentionnées dans chaque cas. Cela s'applique aux finalités décrites plus en détail ci-dessous ainsi qu'à la réalisation d'enquêtes (voir chapitre II.3).

Finalités du traitement et bases juridiques
Art. 6 al. 1 point f RGPD
 
Préservation de nos intérêts légitimes, comme par ex. :

  • Traitement et exécution des contrats avec nos entreprises clientes;
  • Mise en œuvre de mesures visant à améliorer nos produits/services et à renforcer notre relation avec les clients, comme des études de marché ou des enquêtes sur la satisfaction des clients (feedback des clients);
  • Publicité téléphonique ou postale auprès des clients existants/publicité directe, sauf si vous vous êtes opposé (e) au traitement de vos données personnelles à cette fin;
  • Fins administratives internes telles que la coordination de la prestation de services à nos clients, les mesures visant à assurer la sécurité informatique et les opérations informatiques;
  • Anonymisation et pseudonymisation des données personnelles en rapport avec l'analyse et l'évaluation des chiffres clés des services fournis par nous ou par d'autres sociétés de MEWA;
  • Consultation et échange de données avec les agences de crédit afin de déterminer les risques d'insolvabilité ou de faillite.

Art. 6 al. 1 point c RGPD
Après obtention de votre consentement, comme par ex. :

  • dans le cadre de la communication de certaines informations fiscales ou des réglementations applicables en matière de sanctions ;
  • pour se conformer aux exigences commerciales, fiscales ou autres exigences légales relatives à la conservation/au stockage de certaines données personelles.

Art. 6 al. 1 point a RGPD 
Après obtention de votre consentement, comme par ex. :

  • Envoi de publicités/bulletins d'information électroniques ;
  • Invitation et réalisation d'enquêtes.

Si nous devions, de manière ponctuelle, traiter vos données personnelles pour une finalité autre que celles mentionnées ci-dessus, nous vous informerons de cette nouvelle finalité, dans les limites autorisées par la loi. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Veuillez cependant observer que le traitement des données personnelles demeure autorisé tant qu'une opposition n'a pas été formulée.

 

3. Réalisation d'enquêtes

Nous traitons également des données personnelles pour améliorer les produits et services de MEWA et pour renforcer nos relations avec nos clients. Le traitement des données personnelles dans le cadre d'enquêtes est fondé sur l'art. 6 al. 1 point a ou f du RGPD.

3.1 Invitation aux enquêtes

Afin de contacter les participants potentiels par courrier électronique ou par téléphone, nous traitons des informations telles que votre nom et/ou vos coordonnées professionnelles (adresse, courrier électronique, téléphone) si nécessaire. Nous ne vous contacterons que dans le respect des exigences légales pour la publicité auprès des clients existants ou dans le cadre du consentement que vous nous avez donné. Vous pouvez vous opposer à l'utilisation de vos coordonnées à tout moment à protectiondedonnees@mewa.be avec effet pour l'avenir. Vous n'aurez à supporter que les frais de transmission conformément aux tarifs de base (voir également le chapitre II.7.6 sur l'exercice de votre droit d'opposition). Vous pouvez également révoquer votre consentement (voir chapitre II.2). 

3.2 Exécution avec un minimum de données

Dans nos enquêtes, nous ou les prestataires de services que nous avons mandatés, veillons à recueillir le moins de données personnelles possible, voire aucune, car nous voulons recevoir des réponses ouvertes et honnêtes. Dans des cas particuliers, nous réalisons des enquêtes qui sont expressément de nature personnelle ou, à votre demande, nous établissons une référence personnelle explicite. C'est le cas, par exemple, lorsque nous menons des conversations personnelles de retour d'information pour nous assurer de votre satisfaction à l'égard de nos services à la suite d'un contact. Cela nous permet de prendre en compte toute exigence de modification ou de changement pour l'avenir. Les résultats des enquêtes, en particulier des études de marché, nous sont présentés sous forme agrégée, de sorte que nous n'ayons pas la possibilité d'évaluer directement ces résultats par rapport aux individus.

3.3 Enquêtes en ligne

Dans le cas des enquêtes en ligne, les données techniques d'accès transmises par votre navigateur sont stockées automatiquement. Il s'agit, par exemple, du nom de votre fournisseur de services Internet, de la date et de l'heure de votre accès à l'outil d'enquête et/ou des données d'identification du navigateur/système d'exploitation utilisé. Le serveur web enregistre nécessairement aussi votre adresse IP. Cela peut permettre, au moins en théorie, de remonter jusqu'à votre personne. Aucun rapprochement ne sera fait entre les données d'accès et vos résultats de sondage ou d'autres sources de données, ni même une évaluation de ces données ou une transmission de celles-ci à nous en tant que donneur d'ordre. Le stockage des données d'accès est nécessaire pour des raisons techniques afin d'assurer le bon fonctionnement du processus d'enquête en ligne et de garantir la sécurité du système. Elles ne seront conservées que pendant la période où ces données sont nécessaires pour atteindre les finalités susmentionnées. Votre adresse IP est stockée pendant une durée maximale de 7 jours. Vous serez informé séparément par nos partenaires au sujet des traitements d'éventuelles autres données techniquement pertinentes (par ex. la création de cookies) dans le cadre des enquêtes en ligne.

3.4 Traitement de données de nos partenaires

Si vous contactez ces partenaires par e-mail, formulaire de contact ou téléphone, par ex. pour des questions concernant le processus de l'enquête, ou si vous fournissez volontairement d'autres données (également personnelles) (par ex. pour participer à un concours), les informations que vous fournissez seront traitées exclusivement à ces fins et, le cas échéant, sous la propre responsabilité du partenaire en vertu de la loi sur la protection des données. Ces données sont strictement séparées de vos coordonnées dans l'enquête correspondante. Dans ces cas également, aucune autre donnée (personnelle le cas échéant) ne nous sera transmise, sauf si vous le demandez expressément.

4. Destinataire de vos données et bases juridiques

Nous transmettons des données personnelles à d'autres sociétés de MEWA, à des tiers et à des prestataires de services.

4.1 Autres entreprises de MEWA

Conformément aux exigences de l'art. 6 al. 1 c et f du RGPD, les données personnelles ne seront mises à la disposition d'autres entreprises de MEWA que si et dans la mesure où cela est nécessaire pour remplir certaines obligations légales ou pour sauvegarder des intérêts légitimes. Cela peut être le cas, par exemple, à des fins administratives internes. Cela in- clut la coordination des services à nos clients, la fourniture centralisée de services internes ou l'évaluation (anonymisée/ pseudonymisée) des chiffres clés de l'entreprise. 

4.2 Tiers

Conformément aux exigences de l'art. 6 al. 1 c et f du RGPD, nous ne transmettons des données personnelles à des tiers externes à MEWA, tels que les autorités douanières, financières ou autres autorités de contrôle que si et dans la mesure où cela est nécessaire pour remplir certaines obligations légales ou pour sauvegarder des intérêts légitimes. Dans tous les autres cas, nous ne transmettrons vos données personnelles à d'autres tiers que si vous nous avez donné le consentement approprié conformément à l'art. 6 al. 1 point a du RGPD.

4.3 Prestataires de services (externes et internes)

Dans le cadre de la gestion de notre relation commerciale avec votre entreprise, nous travaillons également avec des prestataires de services externes et/ou internes (autres entreprises de MEWA). C'est le cas, par exemple, pour certains services informatiques, de l'envoi de publicité ou de la réalisation de nos enquêtes auprès des clients. Si nous faisons appel à des prestataires de services, cela se fait toujours dans les limites et dans le respect des réglementations applicables en matière de protection des données.

5. Transmission vers des pays tiers ou des organisations internationales

Les destinataires des données personnelles peuvent se trouver dans un pays autre que votre pays de résidence, notamment en dehors de l'Espace économique européen (EEE). Il peut également s'agir d'un pays pour lequel la Commission européenne n'a pas encore adopté de décision d'adéquation indiquant que ce pays assure un niveau de protection des données approprié (pays tiers), comme les États-Unis. Dans ce cas, des mesures adéquates doivent être prévues pour garantir que tous les destinataires établis en dehors de l'EEE assurent un niveau approprié de protection des données personnelles (article 45 du RGPD) et que des mesures de sécurité techniques et organisationnelles soient prises pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l'altération accidentelle, la diffusion ou l'accès non autorisés et contre toute autre forme de traitement illicite. Les mesures appropriées sont accessibles aux coordonnées indiquées dans le chapitre II.8 ci-dessus. La transmission ultérieure est soumise aux exigences raisonnables en matière de transmission ultérieure, conformément aux dispositions légales applicables.

6. Délais de mémorisation et de conservation

Nous ne traitons les données personnelles qu'aussi longtemps qu'elles sont nécessaires aux finalités du traitement. Une fois que les données personnelles ne sont plus nécessaires,
nous les supprimons de nos systèmes et de nos dossiers et/ou nous prenons des mesures pour les rendre anonymes afin que vous ne puissiez pas être identifié à partir de ces informations. Toutefois, pour respecter les exigences légales, nous devons conserver ou stocker les données personnelles pendant une certaine période. Cela s'applique par ex. à des obligations de documentation, de preuve et de conservation relevant du droit commercial et fiscal national. Ainsi, les délais de conservation qui nous concernent en vertu du droit applicable en Belgique sont généralement de trois à dix ans ou, dans des cas exceptionnels, jusqu'à 30 ans.

 

7. Vos droits légaux

Vous disposez des droits suivants dans les conditions prévues par le droit applicable (c'est-à-dire le RGPD et la loi belge en matière de protection des données, ) :

7.1 Droit d'accès

Vous pouvez demander des informations pour savoir si des données personnelles vous concernant sont traitées. Si tel est le cas, vous pouvez demander des informations sur ces
données, comme les finalités du traitement, les catégories de données personnelles concernées et les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données personnelles ont été ou seront communiquées. Vous avez le droit d'obtenir une copie des données personnelles qui font l'objet du traitement. Pour toute copie supplémentaire, nous pouvons facturer des frais appropriés basés sur les coûts administratifs.

7.2 Droit de rectification

Vous pouvez nous demander de corriger les données personnelles incorrectes vous concernant. En fonction de la finalité du traitement, vous avez le droit de demander que des données personnelles incomplètes soient complétées, y compris au moyen d'une déclaration complémentaire.

7.3 Droit à l'effacement (droit à l'oubli)

Vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles.

7.4 Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander une limitation du traitement de vos données personnelles. Dans ce cas, les données correspondantes seront marquées et ne pourront être traitées par nous qu'à des fins spécifiques.

7.5 Droit à la portabilité des données

Vous pouvez recevoir les données personnelles vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, commun et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer
ces données personnelles à un autre organisme sans entrave de notre part.

7.6 Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles par nos soins pour des raisons liées à votre situation particulière. Nous pouvons être obligés de cesser le traitement de vos données personnelles. En cas d’opposition, vos données personnelles ne seront plus traitées. L'exercice de ce droit n'entraîne aucun frais. Un tel droit d'opposition peut parfois ne pas exister, notamment si le traitement de vos données personnelles est nécessaire pour prendre des mesures avant la conclusion d'un contrat ou pour exécuter un contrat déjà conclu. En cas de plainte, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente (en Belgique, il s’agit de l’Autorité de Protection des Données, située Rue de la presse 35, à 1000 Bruxelles, Belgique).

8. Coordonnées et modifications des informations sur la protection des données

Notre service clientèle est toujours à votre disposition pour répondre à vos questions. Si vous souhaitez exercer vos droits en tant que personne concernée ou si vous avez
d'autres questions concernant ces informations, veuillez contacter la société MEWA qui est le partenaire contractuel de votre entreprise. Vous trouverez ses coordonnées sur les différents documents contractuels ainsi que sur notre correspondance commerciale (lettres, e-mails, etc.). Ces informations sur la protection des données sont susceptibles d'être modifiées. Nous vous informerons de ce changement de manière appropriée.