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Politique de confidentialité des clients au sein du groupe MEWA

Nous souhaitons vous informer, au moyen de la présente Politique de confidentialité des clients (ci-après « Politique »), des traitements de vos données personnelles par le groupe MEWA.

En plus de cette Politique, nous renvoyons également à notre Déclaration de confidentialité spécifique à notre site Internet où vous pourrez prendre connaissance de l’utilisation que nous faisons de vos données lorsque vous visitez nos pages Internet (y compris les cookies et autres technologies similaires) ou notre boutique et ce, via le lien suivant

Dans cette Politique, vous trouverez des informations concernant :

1. Traitement de vos données personnelles par le groupe MEWA
2. Nature des données traitées par MEWA
3. Finalités du traitement par MEWA et bases juridiques
4. Les destinataires de vos données
5. Transmission vers des pays tiers ou des organisations internationales
6. Durée de conservation des données
7. Obligation de mise à disposition des données
8. Prise de décision automatisée y compris le profilage
9. Quels sont vos droits?
10. Questions et réclamations
11. Divers

1. Traitement de vos données personnelles par le groupe MEWA

Le groupe MEWA (ci-après « MEWA ») est un groupe avec des sites en Allemagne et dans certains pays européens. Les entreprises du groupe MEWA se consacrent au développement, à la préparation ainsi qu’à la maintenance de système textiles multiples et fournissent des prestations dans le domaine des services textiles pour des entreprises actives dans l’industrie, le commerce, l’artisanat, les arts et métiers et la gastronomie.

La société MEWA mentionnée dans le contrat est le responsable du traitement de vos données personnelles.

Nous sommes en tout temps disponibles pour répondre à vos questions. Veuillez-vous adresser, par courrier ou email, à :

MEWA Servibel S.A.
Parc Industriel Bray-Péronnes Avenue Léopold III 33
7134 Péronnes-lez-Binche
Par email : protectiondedonnees@mewa.be

2. Nature des données traitées par MEWA

Des entreprises de toute l’Europe sont clientes de MEWA. C'est pourquoi nous traitons les données personnelles uniquement dans la mesure où cela est nécessaire afin de remplir nos obligations contractuelles et juridiques dans le cadre de la relation commerciale avec nos entreprises clientes. Le terme de traitement signifie que nous collectons, enregistrons, effaçons et transmettons des données personnelles.

Les données que nous traitons se réfèrent par exemple :

  • Aux coordonnées comme le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, la fonction et le service de l'interlocuteur chez nos clients et fournisseurs, etc.
  • Aux noms et tailles de confection des collaborateurs de nos clients, ces informations étant nécessaires pour l'équipement en vêtements de travail.
  • Aux données nécessaires à une facturation conforme comme les coordonnées bancaires, le numéro fiscal, etc. dans la mesure où il s'agit des données relatives à une personne physique.

Les données personnelles que nous traitons nous parviennent régulièrement dans le cadre et au cours des relations commerciales avec nos clients. Nous pouvons également recevoir des données personnelles par l’intermédiaire des entreprises faisant partie du groupe MEWA, par exemple dans le cadre du suivi des gros clients gérés par différents sites MEWA.
Nous traitons aussi des données personnelles qui sont obtenues d’autre manière en conformité avec la règlementation en vigueur sur la protection des données personnelles (notamment le règlement n° 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ci-après « RGPD ») :

  • en provenance de sources publiquement accessibles, par exemple les registres du commerce, les foires, les expositions, sur Internet, les journaux, les répertoires de branches, etc.,
  • par l’intermédiaire de tiers non liés au groupe d’entreprises MEWA, par exemple de clients qui nous ont chargé de la mise en place de vêtements professionnels, ou des fédérations professionnelles, des sources d’informations économiques, des assurances, etc.

3. Finalités du traitement par MEWA et bases juridiques

Nous ne traitons les données personnelles qu'aux fins autorisées et conformément aux dispositions légales en vigueur du RGPD.

3.1 Traitement des informations aux fins d’exécution du contrat

Nous traitons des données personnelles afin d’exécuter nos obligations contractuelles vis-à-vis de nos clients ou dans le cadre des mesures dites précontractuelles qui ont lieu à la demande des personnes concernées.

Dans ces cas, la finalité du recueil et du traitement des données est déterminée par le contrat conclu avec nos clients et les prestations à fournir. Ceci comprend par exemple le traitement des données personnelles pour envoyer, sur demande, des informations relatives à nos prestations ou la création d'offres concrètes.

3.2 Traitement des données nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par MEWA

Nous traitons également des données personnelles dans la mesure où ce traitement est nécessaire afin de défendre les intérêts de MEWA, des sociétés du groupe MEWA ou de nos clients (ainsi, le cas échéant, que d'autres tiers). Cela concerne par exemple :

  • La livraison de lavettes d’essuyage ou de vêtements de travail et de protection ;
  • Le service client et la gestion des réclamations ;
  • Des mesures d’amélioration de notre service et de renforcement de nos relations avec la clientèle, par exemple des enquêtes de satisfaction ;
  • La collaboration avec des prestataires externes afin de vérifier votre solvabilité ;
  • La publicité directe, dès lors que les personnes concernées n'ont pas refusé le traitement de leurs données personnelles à ces fins ;
  • La surveillance d’espaces accessibles au public dans nos établissements à l'aide d'installations optiques électroniques (vidéosurveillance) ;
  • L'échange de données personnelles au sein du groupe MEWA à des fins administratives internes.

3.3 Traitement des données personnelles basé sur le consentement

Nous traitons en outre vos données personnelles seulement si vous nous avez donné votre consentement à cet effet. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

3.4 Traitement des données nécessaire au respect d’obligations légales

Nous devons traiter des données précises afin d'exécuter nos obligations légales. De telles obligations peuvent découler de certaines prescriptions du droit commercial, fiscal ou social ainsi qu’en raison de prescriptions juridiques européennes, par exemple en relation avec des prescriptions visant à empêcher le financement du terrorisme En particulier, il peut en résulter pour MEWA des obligations de conservation, enregistrement et signalement qui en général sont destinés à des fins de contrôle par les autorités publiques.

3.5 Informations sur les modifications des finalités

Si nous devions, de manière ponctuelle, effectuer un traitement de données à caractère personnel, dans un but autre que celui pour lequel elles ont été initialement recueillies, MEWA fournira à la personne concernée toutes les informations relatives à cette nouvelle finalité et toute information pertinente nécessaire pour garantir un traitement équitable et transparent

4. Les destinataires de vos données

Les données personnelles ne sont transmises à d'autres entreprises du groupe MEWA et tierces que dans la mesure où cela est nécessaire pour la défense de nos droits et obligations légaux et contractuels. Ceci peut par exemple être le cas pour la coordination de nos prestations contractuelles. Les cas typiques sont la collaboration entre le service commercial MEWA et la société en charge ou le suivi de clients importants par plusieurs sociétés du groupe MEWA.

Afin de réaliser nos obligations contractuelles, nous travaillons également en collaboration avec des prestataires externes. Cela est par exemple le cas si nous faisons confectionner des textiles à votre demande, envoyons de la publicité ou effectuons des enquêtes de satisfaction. Dans la mesure où nous avons recours dans ce cadre à des prestataires de services externes, cette transmission est effectuée dans les limites et le respect des prescriptions applicables à la protection des données.

Nous ne transmettons des données personnelles à des destinataires extérieurs au groupe MEWA que lorsque nous y sommes contraints légalement. Dans tous les autres cas, nous ne transmettons des données personnelles à un tiers que lorsqu'une autorisation conforme nous est délivrée

5. Transmission vers des pays tiers ou des organisations internationales

Nous ne transmettons pas vos données à des destinataires dans des pays ne disposant pas d'un niveau de protection des données adéquat (pays tiers).

6. Durée de conservation des données

Nous traitons les données personnelles que dans la mesure où cela est nécessaire pour l'exécution de nos obligations contractuelles. Dès que les données concernées ne sont plus nécessaires, elles sont par principe effacées.

À des fins de conformité envers certaines directives légales, nous devons conserver des données également au-delà de la relation contractuelle. Cela s’applique par exemple à des devoirs de documentation, de justification et de conservation relevant du droit commercial et/ou fiscal national. Dans ces cas, nous sommes tenus juridiquement d’archiver et de conserver les données résultant de ces prescriptions pour la durée de temps prévue. Les durées d’archivage et de conservation s’étendent en règle générale sur 3 à 10 ans ou, dans des cas spécifiques, par exemple des divergences juridiques, jusqu’à 30 ans.

7. Obligation de mise à disposition des données

Pour pouvoir ainsi effectuer nos prestations auprès de nos clients, nous devons traiter certaines données personnelles, notamment dans des cas imposés par la loi. Les données concernées sont collectées lors de la conclusion du contrat avec vous (par exemple l'adresse postale, les coordonnées des contacts professionnels et la fonction) ou sont fournies par vos soins (par exemple données des porteurs de vêtements).

Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de contrat avec nos clients.

8. Prise de décision automatisée y compris le profilage

Nous n’utilisons pas de processus décisionnels automatisés lors de décisions qui ont des effets juridiques sur vous-même ou qui risquent d'avoir des répercussions importantes sur vous. Un profilage n’a pas lieu.

9. Quels sont vos droits ?

Les personnes concernées par le traitement par les sociétés de MEWA de données personnelles ont, selon le RGPD, et, le cas échéant, dans les limites prévues légalement par les états membres, les droits suivants :

  • Le droit d'être informé ;
  • Le droit d'accès ;
  • Le droit de rectification ;
  • Le droit à l'effacement (le « droit à l’oubli ») ;
  • Le droit à la limitation du traitement ;
  • Le droit à la portabilité des données à caractère personnel ;
  • Le droit d'opposition au traitement

Dans des cas particuliers, nous traitons vos données personnelles dans un but de prospection commerciale. Cela est par exemple le cas lorsque nous vous envoyons des informations sur des offres particulières ou des actions promotionnelles. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour cette finalité. Ce droit s’applique aussi au profilage, dans la mesure où il est en rapport avec une prospection commerciale. En cas d’opposition, vos données personnelles ne seront plus traitées pour cette finalité.

En outre, vous avez le droit de révoquer à tout moment, avec effet pour l'avenir, une autorisation de traitement des données personnelles préalablement délivrée (le droit de retirer votre consentement). Une telle révocation ne prend pas effet pour le passé et n'est donc pas reconnue effective sur le traitement des données déjà effectué jusqu'à la date de révocation.

Veuillez adresser toute demande relative à vos droits par rapport à vos données à caractère personnel à notre « privacy manager » par email à protectiondedonnees@mewa.be">protectiondedonnees@mewa.be. Nous essaierons de donner suite à votre demande dès que matériellement possible et toujours endéans les délais prévus par le RGPD. Veuillez s’il-vous-plait noter que nous sommes susceptibles de conserver vos données à caractère personnel pour certaines finalités lorsque cela est requis ou autorisé par la loi. Veuillez aussi enfin noter que nous sous susceptibles, en cas de doute quant à votre identité, de vous demander une preuve d’identité afin de prévenir tout accès non autorisé à vos données à caractère personnel.

10. Questions et réclamations

Si vous deviez avoir des questions ou des réclamations à propos de la manière dont MEWA traite vos données à caractère personnel, veuillez s’il-vous-plait les adresser au préalable à notre « privacy manager » par email à protectiondedonnees@mewa.be">protectiondedonnees@mewa.be.

Si le traitement des données personnelles par MEWA ne correspond toujours pas aux prescriptions de protection des données ou si une réponse donnée ne vous satisfait, vous êtes en droit de vous adresser à l’autorité de contrôle compétente pour chaque société de MEWA. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de Protection des Données située rue de la presse 35, à 1000 Bruxelles, Belgique ; +32 (0)2 274 48 00 ; contact(at)apd-gba.be (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte).

11. Divers

MEWA se réserve le droit de mettre à jour cette Politique de temps en temps. Si nous effectuons des modifications à cette Politique, nous vous en informerons pour que vous soyez à tout moment au courant de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.