Privacyverklaring

De bescherming van uw persoonlijke gegevens is belangrijk voor ons. In dit document informeren wij u over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan en hoe wij deze beschermen.

I. Essentiële informatie omtrent gegevensbescherming bij de bedrijven van de MEWA-groep (klanten)

Hieronder vindt u de essentiële informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door de bedrijven van de MEWA-groep (MEWA) met vestigingen in Duitsland en andere Europese landen. Het bedrijfsdoel van MEWA is het ontwikkelen, leveren en onderhouden van herbruikbare textielsystemen. MEWA levert bovendien textieldiensten voor bedrijven in de industrie, handel, ambachtelijke sector, detailhandel en horeca.

Wij, als MEWA-vestiging die een contractuele partner is van uw bedrijf (hierna wij, ons of onze genoemd), geven u met de onderstaande essentiële en aanvullende informatie over de gegevensverwerking (privacyverklaring) eerst een overzicht van onze procedures met betrekking tot het verzamelen, opslaan, gebruik, openbaar maken of verwijderen (hierna algemeen verwerken of verwerking genoemd) van informatie van welke aard dan ook over u (bijv. naam of contactgegevens; hierna algemeen persoonsgegevens genoemd) in het kader van onze zakelijke relatie. U vindt meer informatie over gegevensbescherming onder paragraaf II. 

1. Informatie over de verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming

Als contractuele partner van uw bedrijf zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. U vindt onze contactgegevens op de respectievelijke contractdocumenten en op onze bedrijfscorrespondentie (brieven, e-mails, enz.).  U kunt onze functionaris voor gegevensbescherming per post bereiken via MEWA Servibel S.A., functionaris voor gegevensbescherming, Parc Industriel Bray-Péronnes, Avenue Léopold III 33, 7134 Péronnes-Lez-Binche, en per e-mail via gegevensbescherming@mewa.be..

2. Soort en herkomst van de persoonsgegevens die door ons worden verwerkt

Onze klanten zijn bedrijven. De persoonsgegevens over u die wij verwerken, omvatten dan ook uw bedrijfsadres en contactgegevens die nodig zijn voor de afhandeling van onze zakelijke relatie. De door ons verwerkte persoonsgegevens verzamelen wij meestal direct bij uzelf. In sommige gevallen worden deze echter ook door derden, bijvoorbeeld uw werkgever, aan ons ter beschikking gesteld of uit publiek toegankelijke bronnen verzameld. Gedetailleerdere informatie hierover vindt u onder paragraaf II.1.

3. Doel van de verwerking en rechtsgrondslagen

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
verwerking en uitvoering van contracten met onze zakelijke klanten; uitvoering van maatregelen ter verbetering van onze producten/diensten en ter versterking van onze zakelijke re- latie; uitvoeren van enquêtes, bijv. voor marktonderzoek of klanttevredenheid (klantenfeedback); directe reclame/reclame bij bestaande klanten, voor zover u geen bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde.

We gebruiken over het algemeen de volgende rechtsgrondslagen:
De verwerking is noodzakelijk (i) voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, punt f Algemene verordening gegevensbescherming n° 2016/679, (AVG); „Behartiging van een gerechtvaardigd belang”), (ii) om te voldoen aan een wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, punt c) AVG; „Voldoen aan een wettelijke verplichting”) of wordt uitgevoerd (iii) in individuele gevallen op basis van toestemming (art. 6, lid 1, punt a), AVG; „Toestemming”). Gedetailleerdere informatie hierover vindt u onder paragraaf II.2 en paragraaf II.3. 

4. Ontvangers van uw gegevens en rechtsgrondslagen

Wij geven uw persoonsgegevens door aan andere MEWA- vestigingen, derden, alsmede aan onze dienstverleners. In overeenstemming met de geldende wetgeving geven we ze ook door aan overheidsinstanties, rechtbanken, externe adviseurs en soortgelijke derden. Sommige van de genoemde ontvangers bevinden zich in landen buiten de Europese Unie (EU). Gedetailleerdere informatie hierover vindt u onder paragraaf II.4 en paragraaf II.5.

5. Bewaringstermijnen

Uw persoonsgegevens worden verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld of zodra ze niet langer nodig zijn voor gerechtvaardigde afgeleide doelen. Ze zullen ook worden gewist indien dit noodzakelijk is volgens de toepasselijke wettelijke bepalingen. Gedetailleerdere informatie hierover vindt u onder paragraaf II.6.

6. Uw wettelijke rechten

Volgens de toepasselijke wetgeving hebt u bepaalde rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze gelden in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen. Zo hebt u bijvoorbeeld het recht op informatie, rectificatie, verwijdering en overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Gedetailleerdere informatie hierover vindt u onder paragraaf II.7.

7. Service en contact

Onze klantenservice staat altijd klaar om uw vragen te beantwoorden. . Wilt u uw rechten als betrokkene uitoefenen of hebt u andere vragen over deze informatie? Neem dan contact op met de MEWA-vestiging die de contractuele partner is van uw bedrijf. U vindt de contactgegevens op de respectievelijke contractdocumenten en op onze bedrijfscorrespondentie (brieven, e-mails, enz.).  

II. Aanvullende privacyverklaring voor klanten van MEWA

1. Soort en herkomst van de persoonsgegevens die door ons worden verwerkt

Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van zakelijke relaties met rechtspersonen. Tot de persoonsgegevens die door ons worden verwerkt, behoren:

  • Uw zakelijke adres- en contactgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, uw functie en afdeling als contactpersoon bij onze klanten, uw werkgever, enz.;
  • Gegevens die wij nodig hebben voor een correcte facturering, zoals bankgegevens, btw-nummer, enz. (voor zover het daarbij niet om de gegevens van een rechtspersoon gaat).

De door ons verwerkte persoonsgegevens ontvangen wij meestal direct van uzelf in het kader van onze zakelijke relatie. In sommige gevallen ontvangen wij ook persoonsgegevens van andere MEWA-vestigingen, bijvoorbeeld wanneer meerdere MEWA-vestigingen voor één klant verantwoordelijk zijn. Daarnaast verwerken wij ook persoonsgegevens die wij in overeenstemming met de respectievelijke wetgeving inzake gegevensbescherming op andere wijze hebben ontvangen, bijv.

  • uit publiek toegankelijke bronnen, zoals handels- en bedrijfsregisters, handelsbeurzen, tentoonstellingen, internetbronnen, kranten, branchegidsen, enz.;
  • van derden die niet zijn aangesloten bij MEWA, zoals brancheorganisaties, kredietagentschappen, verzekeringsmaatschappijen, enz.

2. Doel van de verwerking en rechtsgrondslagen

Wij verwerken de in paragraaf II.1 beschreven persoonsgegevens over u op basis van de respectievelijk genoemde rechtsgrondslagen. Dit geldt zowel voor de hieronder nader beschreven verwerkingsdoeleinden als voor de uitvoering van de enquêtes (zie paragraaf II.3).

Verwerkingsdoeleinden
Art. 6, lid 1, punt f) AVG
Behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, bijv.

  • verwerking en uitvoering van contracten met onze zakelijke klanten;
  • uitvoering van maatregelen ter verbetering van onze producten/diensten en ter versterking van onze zakelijke relatie, bijvoorbeeld marktonderzoek of enquêtes over klanttevredenheid (klantenfeedback);
  • directe reclame/reclame bij bestaande klanten telefonisch of per post voor zover u geen bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde;
  • interne administratieve doeleinden zoals de coördinatie van de dienstverlening aan onze klanten, maatregelen om de IT-beveiliging en de IT-activiteiten te waarborgen;
  • anonimiseren en pseudonimiseren van persoonsgegevens in verband met de analyse en evaluatie van kencijfers van de door ons of andere MEWA-vestigin- gen geleverde diensten;
  • gegevensoverleg met kredietregistratiebureaus om krediet- of verzuimrisico's vast te stellen.

Art. 6, lid 1, punt c) AVG
Naleving van wettelijke verplichtingen, bijv.

  • in verband met het doorgeven van bepaalde fiscaal relevante informatie of toepasselijke sanctieregelingen;
  • om te voldoen aan commerciële, fiscale of andere wettelijke vereisten voor het bewaren/opslaan van bepaalde persoonsgegevens.

Art. 6, lid 1, punt a) AVG 
Na het verkrijgen van uw toestemming, zoals:

  • verzending van reclame/elektronische nieuwsbrieven;
  • uitnodiging voor deelname aan en uitvoering van enquêtes. 

Mochten wij ooit uw persoonsgegevens gaan verwerken voor een ander verwerkingsdoeleinde dan hierboven genoemd, zullen wij u op de hoogte stellen van dit nieuwe doeleinde, binnen de wettelijk toegestane grenzen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Wij wijzen u er echter op dat de verwerking van persoonsgegevens toegestaan blijft zolang er geen bezwaar is gemaakt.

3. Uitvoering van enquêtes

We verwerken ook persoonsgegevens om de producten en diensten van MEWA te verbeteren en om de zakelijke relaties te versterken. De verwerking van persoonsgegevens in verband met enquêtes is gebaseerd op artikel 6, lid 1, punt
a) of art. 6, lid 1, punt f) AVG.

3.1 Uitnodigingen voor deelname aan enquêtes:

Om potentiële deelnemers via e-mail of telefoon te kunnen aanspreken, verwerken wij – indien nodig – informatie zoals uw naam en/of uw zakelijke contactgegevens (adres, e-mail, telefoon). Wij nemen alleen contact met u op in overeenstemming met de wettelijke vereisten voor reclame bij bestaande klanten of op basis van de toestemming die u ons hebt gegeven. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw contactgegevens via gegevensbescherming@mewa.be met werking voor de toekomst. U zult alleen de transmissiekosten moeten dragen volgens de basistarieven (zie ook paragraaf II.7.6 over de uitoefening van uw recht van bezwaar).U kunt uw toestemming ook herroepen (zie paragraaf II.2).

3.2 Gegevensminimalisering:

In onze enquêtes zorgen wij of de door ons ingeschakelde dienstverleners ervoor dat er zo weinig mogelijk of geen persoonsgegevens worden verzameld, omdat we open en eerlijke feedback willen ontvangen. In individuele gevallen voeren wij enquêtes uit die uitdrukkelijk persoonlijk van aard zijn of linken wij, op uw wens, de gegevens aan u persoonlijk. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer we persoonlijke feedbackgesprekken voeren om ervoor te zorgen dat u tevreden bent over onze diensten na een contact. Dit stelt ons in staat om rekening te houden met eventuele aanpassings- of implementatiewensen voor de toekomst. De resultaten van de enquêtes, met name die voor marktonderzoek, worden ons in geaggregeerde vorm voorgelegd, zodat we geen di- recte mogelijkheid hebben om deze resultaten bij evaluatie te linken aan concrete personen.  

3.3 Online enquêtes:

In het geval van online enquêtes worden de technische toegangsgegevens die door uw browser worden verzonden automatisch opgeslagen. Dit zijn bijvoorbeeld de naam van uw internetprovider, de datum en het tijdstip waarop u de enquêtetool opent en/of de identificatiegegevens van de gebruikte browser/het gebruikte besturingssysteem. De webserver slaat noodzakelijkerwijs ook uw IP-adres op. Hierdoor kunt u als persoon theoretisch worden geïdentificeerd. De toegangsgegevens worden echter niet met uw enquêteresultaten of andere gegevensbronnen samengevoegd, noch worden deze gegevens geëvalueerd of aan ons als opdrachtgever doorgegeven. De opslag van toegangsgegevens is om technische redenen noodzakelijk om een goed functionerend online enquêteproces mogelijk te maken en de systeembeveiliging te waarborgen. De gegevens worden niet langer bewaard dan de periode waarvoor deze nodig zijn om de bovengenoemde doeleinden te bereiken. Uw IP-adres wordt maximaal 7 dagen opgeslagen. Onze partners informeren u in het kader van de online enquêtes afzonderlijk over verdere technisch relevante gegevensverwerking (bijv. het plaatsen van cookies).

3.4 Gegevensverwerking van onze partners:

Voor zover u betrokken bent bij enquêtes die door onze partners worden uitgevoerd via e-mail, contactformulier of telefoon, of indien u vrijwillig verdere (persoons-)gegevens verstrekt (bijv. voor deelname aan een wedstrijd), wordt de door u verstrekte informatie uitsluitend verwerkt voor deze doeleinden en, indien van toepassing, onder de eigen verantwoordelijkheid van de partner op basis van de wet op de gegevensbescherming. Deze gegevens worden strikt gescheiden gehouden van de informatie die u in het kader van de desbetreffende enquête verstrekt. Ook in deze gevallen worden er geen verdere (persoons-)gegevens aan ons als opdrachtgever doorgegeven, tenzij dit in uitzonderlijke gevallen uitdrukkelijk door u wordt gevraagd.

4. Ontvangers van uw gegevens en rechtsgrondslagen

Wij geven persoonsgegevens door aan andere MEWA-vestigingen, derden, alsmede aan onze dienstverleners.

4.1 Andere   MEWA-vestigingen:

Persoonsgegevens worden alleen aan andere MEWA-vestigingen ter beschikking gesteld overeenkomstig de bepalingen van art. 6, lid 1, punt c) en f) AVG indien en voor zover dit noodzakelijk is om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te voldoen of om gerechtvaardigde belangen te behartigen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor interne administratieve doeleinden. Dit omvat de coördinatie van de dienstverlening aan onze klanten, de gecentraliseerde levering van interne diensten of de (geanonimiseerde/gepseudonimiseerde) evaluatie van de kencijfers van het bedrijf.

4.2 Derden:

Aan andere derden buiten MEWA, zoals douaneautoriteiten of financiële en andere toezichthoudende autoriteiten, worden persoonsgegevens alleen ter beschikking gesteld overeenkomstig art. 6, lid 1, punt c) en f) AVG indien en voor zover dit noodzakelijk is om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te voldoen of om gerechtvaardigde belangen te behartigen. In alle andere gevallen geven wij uw persoonsgegevens alleen door aan andere derden wanneer u ons daarvoor specifiek toestemming hebt gegeven overeenkomstig art. 6. lid 1, punt
a) AVG. 

4.3 Dienstverleners (extern en intern):

In het kader van onze zakelijke relatie met uw bedrijf werken we ook samen met externe en/of interne dienstverleners (andere MEWA-vestigingen). Dit is bijvoorbeeld het geval in verband met bepaalde IT-diensten, met betrekking tot het verzenden van reclame of in verband met het uitvoeren van onze klantenenquêtes. Voor zover wij daarvoor dienstverleners inschakelen, vindt dat altijd plaats binnen de grenzen en met inachtneming van de desbetreffende geldende voorschriften inzake gegevensbescherming.

5. Doorgifte naar derde landen of internationale organisaties

Ontvangers van persoonsgegevens kunnen zich ook in een ander land bevinden dan het land waar u woont, met name buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dit kan ook een land zijn waarvoor de Europese Commissie nog geen adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld waarin staat dat dit land een adequaat niveau van gegevensbescherming waarborgt (derde landen), zoals de VS. In dit geval wordt met behulp van adequate maatregelen ervoor gezorgd dat alle buiten de EER gevestigde ontvangers een adequaat niveau van gegevensbescherming waarborgen (art. 45 AVG) voor persoonsgegevens en dat technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, tegen onopzettelijk verlies of wijziging, tegen ongeoorloofde openbaarmaking van of ongeoorloofde toegang tot de gegevens en tegen alle andere vormen van onwettige verwerking. De adequate maatregelen zijn toegankelijk via de in paragraaf II.8 vermelde contactgegevens. Het doorgeven is onderworpen aan de adequate voorwaarden die worden opgelegd door de toepasselijke wettelijke bepalingen met betrekking tot het doorgeven.

6. Bewaringstermijnen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen zolang dat voor de betreffende verwerkingsdoeleinden noodzakelijk is. Zodra persoonsgegevens niet meer nodig zijn, zullen wij deze uit onze systemen en bestanden verwijderen en/of stappen ondernemen om deze te anonimiseren, zodat u niet meer op basis van die informatie kunt worden geïdentificeerd. Om aan de wettelijke eisen te voldoen, moeten wij echter individuele persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode bewaren of opslaan. Daartoe behoren bijv. documentatie-, bewijs- en bewaringsplichten van het nationale handelsen fiscale recht. Zo zijn de voor ons relevante bewaringstermijnen volgens het in België geldende recht over het algemeen drie tot tien jaar of in uitzonderlijke gevallen tot 30 jaar.

7. Uw wettelijke rechten

U hebt de volgende rechten onder de voorwaarden die zijn vastgelegd in de toepasselijke wetgeving (d.w.z. AVG en de Belgische wet op de gegevensbescherming): 

7.1 Recht op informatie:

U hebt recht op informatie of er persoonsgegevens over u worden verwerkt. Indien dit het geval is, hebt u het recht informatie te verkrijgen over deze persoonsgegevens, zoals de doeleinden van de verwerking, de categorieën van de betreffende persoonsgegevens en de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt. U hebt het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Voor alle verdere kopieën kunnen wij een adequate vergoeding in rekening brengen op basis van de administratieve kosten.

7.2 Recht op rectificatie:

U hebt het recht onjuiste persoonsgegevens over u te laten rectificeren. Afhankelijk van het doeleinde van de verwerking hebt u het recht om onvolledige persoonsgegevens te laten vervolledigen, ook door middel van een aanvullende verklaring.

7.3 Recht op verwijdering (recht op vergetelheid):

U hebt het recht uw persoonsgegevens door ons te laten verwijderen.

7.4 Recht op beperking van de verwerking:

U hebt het recht de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te eisen. In dit geval worden de desbetreffende gegevens gemarkeerd en mogen deze alleen voor specifieke doeleinden door ons worden verwerkt.

7.5 Recht op gegevensoverdraagbaarheid:

U hebt het recht de door u verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U hebt het recht om deze persoonsgegevens ongehinderd over te dragen aan een andere instantie.

7.6 Recht van bezwaar:

U hebt het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons om redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie. Wij kunnen verplicht zijn om de verwerking van uw persoonsgegevens te staken. Als u bezwaar maakt, worden uw persoonsgegevens niet meer verwerkt. Er ontstaan geen kosten bij de uitoefening van dit recht. Een dergelijk recht van bezwaar bestaat onder bepaalde omstandigheden niet, met name wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om voor het sluiten van een contract maatregelen te nemen of om een reeds gesloten contract uit te voeren.

In geval van klachten hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de betreffende toezichthoudende autoriteit (in België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit, gevestigd in
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België).

8. Contactgegevens en wijzigingen in de privacyverklaring

Onze klantenservice staat altijd klaar om uw vragen te beantwoorden. Als u uw rechten als betrokkene wilt uitoefenen of als u andere vragen hebt over deze informatie, neem dan contact op met de MEWA-vestiging die de contractuele partner van uw bedrijf is. U vindt de contactgegevens op de respectievelijke contractdocumenten en op onze bedrijfscorrespondentie (brieven, e-mails, enz.). Deze privacyverklaring is aan verandering onderhevig. Wij zullen u op adequate wijze op de hoogte brengen van een dergelijke verandering.